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議事をつくる

1. SmartMeeting上、もしくは連携しているカレンダーから議事を作成する


▼SmartMeeting上から作成する場合

  • カレンダー画面から「議事録を作成」を押します。

▼連携されているカレンダーから作成する場合

  • 連携しているカレンダーから予定を入れると、SmartMeeting上に予定が自動で作成されます。
 

2. チームを紐付ける

3. 議題を作る


議事録の作成には議題の作成が必ず必要です。
作成は以下の方法で可能です。
  • 手動
  • テンプレートから追加
  • 過去議事録から追加
💡
 

4. 実際に議事を書く


SmartMeetingの特徴として、アジェンダごとに以下の設定ができ、議論を円滑にすすめることが可能です。
 
 
  • 議題名
    • 「先週の振り返り」「全体共有」「来期予算の決定」など、議題名を記載します。
  • 議題の種別
    • 「共有」「議論」「決定」から選択します。アジェンダの種別が一目でわかるため、会議全体の時間配分や、強弱を判断しやすくなります。
  • 議論する所要時間
    • 議題の内容を議論するうえでの所要時間です。
  • 議論する担当者(ファシリテーター)
    • 議題ごとに責任者をたてます。「割り振られた担当者が時間内に責任を持ってゴールを達成する」という共通認識を、参加者全員が持つことができ、会議がスムーズに進められます。
  • ゴール
    • その議題の目的や、議論の終了条件を記載します。
      結論が出ていないまま次の議題に移行することや、議論がそれることを防ぐ効果があります。
  • 事前情報
    • 議論を進めるための情報を記載します。会議前の事前準備は、この欄に書くようにしましょう。テキストだけでなく資料も添付できます。
  • 会議メモ
    • 会議中の議論内容を記載しましょう。
      全体の質疑やコメントだけでなく、いち参加者がメモとして記載する運用にすると、参加者全体での認識のズレがなくなり、結論への納得感を出すことができるため、オススメしております。
  • サマリー
    • 議題ごとの決定事項(タスクなど)を記載できます。
      ここに記載された内容は、議事録のサマリとして一覧画面から簡単に確認できたり、タスク管理としても利用できます。
      議事録には決定事項・タスクの記載がマストなので、是非記載しましょう。

5. 議事録ごとにタグを設定する


タグを設定すると、議事録の検索性があがります。運用ルールを決めた上で、全議事録に適用するよう意識しましょう。
 
 
  • 議事録を開き、「タグ」をクリックします。
 
  • タグを選択、もしくは入力して作成します。
 

6. 議事録をロックする


議事録の記載を終え、内容に問題がなければ、議事録をロックしましょう。
内容の書き換えを防止でき、議事録としての信憑性を担保します。
 

7. 会議グループを設定する


SmartMeeting上にある複数の議事録を、グループ化することができます。
これにより定例会議やプロジェクトで進行する会議に対し、前後の繋がりを確認しやすくなります。