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【会議の種類別】SmartMeeting活用方法

会議というと社内会議のイメージが強く、SmartMeetingの利用シーンも社内会議に限定されるケースが多いです。ただ2人以上が参加し、メモを取る機会があれば、その時はSmartMeetingの出番です。
以下のシーン別の例をご参考に、SmartMeetingを活用するシーンを増やしてみてはいかがでしょうか？
※「ここに例がない会議では利用できない」ということではありません！
 

商談

基本的には、設定は特に触らずそのまま利用いただければOKです。

1. 事前情報に基本情報を記入する

商談に必要な基本情報をメモします。
商談獲得と商談で担当者が異なる場合、事前情報欄に獲得者が情報を記入する運用もオススメです。
 

2. 会議メモに商談内容をメモし、決定事項やタスクをまとめる

  • ヒアリング事項含め、当日のシナリオを事前に記入します。
  • 質問に対する回答やコメントをメモします。
  • 後で振り返りやすいように、決定事項やタスクをまとめましょう
 

3. 前回のサマリを振り返りながら、次回商談の準備をする

「〇〇株式会社導入PJ」のような会議グループを作ると、前回のサマリ（決定事項・タスク）を議事録上でかんたんに振り替えることができる機能があります。
次回商談に際しての宿題や決定事項を振り返ることができ、導入プロジェクトとして効率的に進めることが可能です。
 

社外定例会議

▼顧客と画面共有する場合

自社のワークスペースで見ている議事・議事録を、顧客（外部ユーザー）も見られるようにします。同じ議事・議事録を見ながら進めると、認識のズレ防止や理解促進に繋がります。

1. 公開範囲を変更し、議事URLを共有する

  • 「リンクを知っている全員が編集可能にする」にチェックを入れましょう。
    • 必要に応じて「パスワードを設定」にチェックをいれます。
  • 議事リンクを顧客に共有しましょう。

2. 議事の準備をする

基本的な活用方法は商談と同様です。
PDFやPowerPointなど、ローカルで保存されているファイルの共有が必要な場合は議事に添付しましょう。
 

3. ゲストユーザーが振り返りやすい状態をつくる

ゲストユーザーは、会議グループを見ることができません。
  • 過去会議の議事録リンクを一覧にして貼る
などを行い、社外のユーザーでも振り返りやすい状態をつくりましょう。
 

▼議事メモは自社のみの場合

商談 と活用方法は同様です。
会議グループと前回サマリを振り返る機能を使い、決定事項を再度聞いてしまうことや宿題の対応漏れを防ぐようにしましょう。８
 

1on1

1on1の大原則は「当事者間でしか情報を共有しない」ということで、2人以外の人に1on1で話された内容を共有することはご法度です。
公開範囲の設定を駆使すれば、そのような1on1のでも使うことができます。
 
 

チームを使う方法

1. 1on1用の非公開チームをつくる

必ず”非公開”に設定します。
 
所属メンバーは1on1に参加する2名のみにします。
議事録は当然、このチーム自体も所属しているメンバーしか閲覧ができません。
 

2. ”1”で作成したチームに議事を紐付けます。

 

3. 議題がある場合はそれぞれが準備をする

それぞれ議題（話すこと）があれば、赤枠の通り準備します。
事前に書かれていると互いに準備することができ、オススメです。
 

4. 会議グループを設定し、前回話した内容を振り返りやすくする

通常の会議と同様、決定事項やタスクがあればそれぞれ設定します。
次回1on1時に確認が必要な場合があるので、その際は会議グループや前回サマリの表示を駆使しましょう。
※”繰り返し予定” に設定されているものは、自動で会議グループが作成されます。
 

チームを使わない方法

1. 非公開推奨キーワードを確認・設定する

ワークスペースの非公開推奨キーワードに「1on1」が設定されているか確認をしましょう。基本的にはデフォルトで設定されていますが、ない場合には「1on1」を設定しましょう。
この設定をすると、以下”2”で説明する公開範囲の設定漏れを検知でき、大変便利です。
 

2. 公開範囲を ”非公開” にする

連携されているカレンダーに招待されている参加者のみが閲覧可能になる設定です。
1on1での利用において肝になる設定なため、忘れないようにしましょう。 ※忘れないために設定が上記の”1”です。
 
あとの工程は「チームを使う方法」と同様です。
 

面接

面接も1on1と同様、秘匿性が高いものになっています。
ただ1on1と異なるのは、”面接官以外も担当部署が確認することがある”という点です。
そのような場合の設定をご案内します。
 

1. 面接を統括する部署で面接用のチームを作る

  • 公開設定は”非公開”にします。
 
  • 基本的に採用人事のメンバーを全員所属させます。
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ヘルプ：チームを作成する
 

2. 面接の議事はすべて”2”で作成した非公開チームに紐付けます。

3. 議事の公開範囲を”チームメンバーと指定メンバーのみ”にする

採用チームと面接を実施するメンバーのみが閲覧できるようにします。
それぞれの役割のイメージは以下です。
  • チーム → 採用を管理しているチーム
  • メンバー → 面接官
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ワンポイントアドバイス
候補者が次のステップに進み、次の面接官に前回の議事録を見せたい場合は、上記の議事録の公開範囲に次の面接官を追加してください。
 

4. 候補者情報や質問事項を準備する

事前情報欄に候補者情報、会議メモ欄に質問事項を準備しましょう。
テンプレート機能を使うと、質問事項がすぐ引き出せることはもちろん、質問内容の差がなくなる＝判断基準の統一ができるため、ぜひ活用していきましょう。
 
面接の予定を採用担当が作成する際は、候補者情報の記入まで対応するとGoodです。
その情報を見ながら、面接担当者は会議メモに質問事項を準備しておき、面接がはじまったらそこに記載をしていきましょう。