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事前準備はなぜ大事なのか／効率的に定着させるには
■事前準備はなぜ大事なのか
1. 会議の成功に必要
会議を成功させるためには、事前準備が8割とよく言われています。
つまり事前準備をしっかりすると、8割方の会議が成功することになるので、準備をやらない理由はありません。
なぜそこまでの割合を占めているかというと、事前準備ができていないと以下のような無駄が発生してしまうのです。
会議のムダ 一例
- 会議開催の目的やゴールが決まっておらず、なぜこの会議が開催されているか参加者全員がわからない
- ゴールが不明確なため、参加者の向いている方向がバラバラで、議論がよく脱線してしまう
- 定例報告の場合、参加者がそれぞれが会議が始まってから自身のパートを記入してしまい、他の人の内容が全く入ってこない
- ゴール達成に必要な（解決すべき）ことに議論中に気づき、出直し（会議の再設定）が必要になる
- 会議を開催してみたら、実はみんなを参集する必要がないものだった。
「あーうちもあるある！」と思われる方も多いのではないでしょうか。
2. ムダな会議に気づける
前述の通り、「実はみんなを参集する必要がないものだった」など、そもそもの会議開催有無や、予定しているシナリオが適正かを判断することができます。
当たり前ですが、事前準備をしっかりすると、会議の参加者が会議開催前に書かれている議事を確認することができます。
例えば、究極ですが、以下のケースの場合は会議を開催する必要はありません。
- ”議論”や”意思決定”が必要なアジェンダがない
- 会議をするまでもなく、議事録上のコメントのやり取りで解決できる
貴重な時間をもらって参集するのではなく、任意の時間で議事録を読んでもらう運用をすれば、会議時間をまるまる他のことに使ってもらうことができます。
ただ、コロナ禍でコミュニケーションが難しくなっていると、一見無駄に見える会議も必要なケースがあるとは思います。事前準備を徹底することで、なるべく省ける部分は省いていく、を意識しましょう。
■SmartMeetingを使って、事前準備を定着させる
SmartMeetingを使うと、事前準備がとてもやりやすくなります！
オススメの方法を紹介します。
事前準備が大事と理解できているが、定着が難しい理由のひとつに”会議主催者の負担が大きい”ことがあると思います。
- 事前準備の大事さ、を伝える
- 毎回会議のリマインドや、準備の依頼をする
- きちんと実行できているかを確認する
などです。
負担がかかる部分は、なるべくシステム（もちろんSmartMeeting）に寄せて楽に定着させましょう！
まずは以下の4まで実行できれば問題ないです。
定着している、また余裕がある状態であれば、5以降にチャレンジしてみましょう。
会議体験が激的に変わり、何より組織として格段にレベルアップします。
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1. 参加者が記載しやすくなるように、主催者が議事（テンプレート）を準備する
参加者が準備をしない理由の一つに「何を書けばいいかわからない」というものがあります。
事前にテンプレートを使って議事をセットし、準備しやすい状態をつくってあげましょう。
コツは「誰が見ても、どこに何をどのレベルで書けばいいか」がわかる状態です。
最初は主催者が準備をしますが、回数を重ねると参加者が自発的に議事を準備してくれるようになります。
2. 議事を任意のタイミングで自動で共有する
毎回手作業でメールやSlackに投稿しているリマインドを、自動で実行する機能があります。
「会議前日◯時」「会議前2時間」など、タイミングを指定すると議事・議事録URLと、下記2のコメントが自動で共有されます。
確実に利用したい機能です。
3. 設定する際に”参加者に対応してほしいこと”を記入する
2の共有だけでは不十分です。
「何をしてもらいたいか（※以下赤枠部分）」をコメントして、共有するようにしましょう。
その際、準備・確認してほしい日時を指定するとGoodです！！
4. きちんと事前準備がされているかを確認する
事前準備の文化が定着するまでの一定期間、きちんと準備できているかをチェックする必要はあります。
ただここも回数を重ねるごとに参加者が確実にレベルアップするので、後々に不要な対応になります。
最初だけ少ししんどいかもしれませんが、後の成果のために頑張りたいところです。
5. 会議開催までに確認や解決が必要な部分を、指摘・質問する
参加者がスムーズに「議論に参加できる」、「意思決定できる」状態で会議をスタートするのがベストです。
会議の開催までに確認や解決が必要な部分を事前に指摘したり、質問したりしましょう。
その時に便利なのがコメント機能です。
事前準備の意識ができた次は、指摘しなくてもこの状態になっていることを目指しましょう。
6. 会議をスリムにするアクションをする
かなり応用な運用の仕方です。
以下のケースでは、会議の場を開いて人数を集める必要がない可能性があります。
- アジェンダの種類が「共有」のみ
- 事前の会議メモがない
- 質問があったとしても、当事者同士のコメントで解決できる
直前に議事を見て上記の状態であれば、「会議開催をスキップし、議事を各自読んでおく」という対応が可能になり、空いた時間に他の業務が実施できます。
事前準備の意識が定着してからの応用編になりますが、実践するとかなり効果的です。
■終わりに
事前準備の大事さや、SmartMeetingを活用して、いかに定着させるかをお話しました。
「事前準備に時間がかかってしまっては本末転倒」という意見もありますが、一人がすごい時間をかけることで、他の参加者全員の生産性が上がれば、組織としてはとてもプラスです。
また個人としても事前準備をしっかり会議に臨むことは、何一つマイナスなことはなく、むしろ「この人できる！」というプラスの材料を与えます。
事前準備をすることは組織面、個人面ともに大きな好影響を与えるのです。
ぜひ会議の事前準備を意識していきましょう。