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SmartMeetingのポジショニング

SmartMeetingは「コミュニケーションツール」「ナレッジマネジメントツール」のそれぞれの特性を持っています。
ただ、完全にそれぞれのすべてを網羅できているわけではなく、情報の鮮度により得意なことが変わってきます。
 
 

1. 情報の種類

▼フロー情報

常に流れている情報です。
情報の鮮度としては、〜2週間ほどが一般的で、振り返る期間も同様の期間になることが多いです。鮮度を過ぎたら一度も見ることがなくなる…ということではなく、情報として見る頻度が激的に下がります。
特にチャットツールで展開される情報が、フロー情報としてわかりやすいです。
 

▼ストック情報

チームや組織に蓄積される、知識(ナレッジ)となる情報です。
フロー情報と異なり、一定期間を経ても見られるシーンが多いです。
 
例)
  • 入社後オンボーディングフロー
  • オフィス利用ルール
  • 〇〇業界攻略フロー
  • 業務上の各種Tips
  • 業務上の各種手引き
 
ストック情報において、主に大事なのは、「検索がしやすい」「常に最新状態にする」「重複がなし」という3点です。
 
  • 検索がしやすい
    • もっとも大事な要素です。
    • チームの知識として蓄積されている以上、ほしいタイミングですぐ見つかり、利用できる状態を作る必要があります。
  • 常に最新状態にする
    • 情報が古いままだと、タイミングによっては利用できないことがあります。
    • 常に最新の情報にし、どのタイミングでも適した利用ができる状態にしておく必要があります。
  • 重複がない
    • 同じテーマで、異なる内容の情報は利用者の混乱を招きます。
    • 情報を管理する人、または情報をストックする担当者は、内容に重複がないかを意識しましょう。
 
 

2. コミュニケーションツールとして

さて、SmartMeetingのポジションです。
まずはコミュニケーションツールとしては、”ストック情報”としての役割を担っています。
 
チャットツールで以下のような会話をした記憶はございませんか?
- Aさん「〇〇について話してもいいですか?▲▲なことがあって…」
- Bさん「承知しました。これってこういうことですか?」
- Aさん「ちょっと違います。▲▲は■■でして…」
- Bさん「テキストだと難しいですね…一度MTGしてもいいですか?」
 
チャットツールのみだとフロー情報になるものが、MTGをすること(SmartMeetingを利用すること)によって、会話の内容を記録するストック情報と変化します。
 
チャットツールのみだと、
  • 「内容が流れてしまう」
  • 「振り返る際に見つからない」
  • 「ネクストアクションを追えない」
  • 「実は他の人にも知っておいてもらう内容や議論過程だった」
など、機会を損失してしまう可能性があります。
 

👆SmartMeeting推奨シーン

コミュニケーションが長引きそうなもの、かつネクストアクションなど振り返りシーンが発生しそうななどは、SmartMeetingを使って記録をしていきましょう。
 
  1. コミュニケーションが長引きそうなもの
    1. チャットツール上の議論が白熱してしまい、気づいたら「スレッドが50件…!」というシーンがあると思います。
      議論の経緯も大事なことが多いのです。ひとつの会議として捉え、議事録に記載をしましょう。
      チャットツール→議事録 にやり取りを切り替えることもアリです。その際は、それまでのやり取りのリンクや画像キャプチャを議事録に貼り、振り替えれるようにしましょう。
       
  1. ネクストアクションや振り返りが発生するもの
    1. コミュニケーションのゴールが”意思決定””ネクストアクションを決める”ことであれば、SmartMeetingを使うほうが効率的です。
      チャットツールだと振り返りが難しく、進捗確認を容易にできません。スタンプの推し忘れ、期日の記載漏れ、期日に気づけない…など、ネクストアクションの管理には適していません。
      • なぜそのネクストアクションをすることになったのか(経緯)
      • ネクストアクションの期日は迫っていないか
      • アクションがきちんとできているか
      ということがわかるため、オススメです。
 
  1. 結論だけではなく、経緯や過程もの含めて共有を前提としているもの
    1. 経緯や過程も含めて共有を前提としているやり取りは、SmartMeetingで管理をしましょう。
      既に記載している通り、チャットツールは情報量の多さから、振り返ることにあまり適していません。
       
その他
コミュニケーションの影響範囲が”個人” ”個人を超える範囲(チーム)” か、も判断基準になることがあります。
個人のみの影響範囲のものは、ストック情報には基本的に不向きです。
重要なファクターは上述したとおり、以下の3点です。
 
  • クイックに完結するか
  • ゴールにネクストアクション決めがあるか
  • やり取りも含めて残すか
まずこの3点を意識し、迷うことがあれば、”影響範囲が個人かそうでないか”も判断軸にすることもできます。
 

3. ナレッジマネジメントツールとして

ナレッジマネジメントとしてのSmartMeetingは、”フロー情報”としての役割を担っています。
 
会議での議論内容や決定したことは、参加者やチームの知識となります。
ただその知識は短期的になることが多く、会議で話された内容(議事録)や決定事項を振り返るシーンは、実は2週間〜1ヶ月くらいがほとんどです。
もちろん、半年後や1年後に振り返るシーンはありますが、1回2回と頻度は多くありません。
 
一方ストック情報は、『情報の種類 ストック情報』で記載した通り、情報の価値を発揮する期間が、基本は半永久的です。
 
繰り返しになりますが、ストック情報は「検索のしやすさ」「常に最新状態にする」「重複がない」とい3点が重要です。
上記観点から、議事録のようなフロー情報は、ストック情報と同じ場所に保管しないほうがいいと考えています。
 
同じ場所(ツール)に保管すると、以下の弊害が発生します。
  • 情報が大量になってしまい、欲しいタイミングで欲しい情報にたどり着けない。
  • 鮮度の異なる情報が存在し、情報の最新さが担保されない。
  • 同じテーマでの議論がすべてストック情報として保管されるため、内容の重複が発生する。
 

👆議事録はストック情報とは別に保存しましょう(ナレッジマネジメント観点)

ここでいいたいのはひとつです。
ナレッジマネジメントの観点だと「議事録を、ストック情報と同じ場所に保存するのはやめましょう」。
 
議事録は、ストック情報としてアウトプットする成果物を組み立てる過程となるものです。
例えば「人事労務業界攻略PJ」が立ち上がり、以下の会議を実施したとします。
 
  • 人事労務業界の攻略法を議論する 1回目
  • 人事労務業界の攻略法を議論する 2回目
  • 本PJの溜まっているタスクを確認する回
  • 人事労務業界の攻略法を議論する 3回目
 
ここでストック情報として大事なのは、「人事労務業界をどうやったら攻略できるかのノウハウを知ることができる」です。
この時に上記のような会議の議事録は、ノウハウを知りたい人にとっては議論の過程では重要ではありません。また成果物と同じ場所に保存をされることで、ノイズになってしまったり、誤った情報を伝えてしまうリスクもあります。
 
どうしても議事録を載せたい場合は、議事録は別の場所に保存し、成果物の参考情報にリンクだけ載せておきましょう。
 

4. まとめ

SmartMeetingは「コミュニケーションツールとしてはストック情報」「ナレッジマネジメントツールとしてはフロー情報」という特性を持っています。
 
それぞれの弱みを別のツールで補う必要があります。
一つのツールにすべてまとめることは、短期的に見ればアクセス性向上などメリットがあると思います。ただ上記の通り、中長期的には業務非効率性を発生させてしまう可能性があります。
 
情報の特性を意識し、それぞれに合った運用をしていきましょう。