page icon

チーム単位で議事録を管理する

概要


チームごとに議事録を管理できる機能です。
  • 議事録をチームに紐付けることで、ナビゲーションに出てくるチーム単位で管理ができます。
  • チーム自体の公開・非公開設定を駆使することで、チーム単位での議事録公開範囲の設定ができます。
 
⚠️
ワンポイントアドバイス
  • チームはできればプロジェクトマネージャーや管理者の方が作成をしてください。
  • 一番下のレイヤーまで作成するとメンテナンスが大変なので、まずは「〇〇部〇〇課」レベルまでの作成をしましょう。
  • それより細かいものは各チームに作成を委ねましょう。

利用方法


ナビゲーションに出る”チーム”を選択します。

 
  1. お気に入り
  • 自分のお気に入りチームを選択し、確認しやすくします。
  • お気に入りにしたいチームに入り、右上の☆マークを押してください。
    • ※自身が所属していないチームをお気に入りにすることが可能です。
 
  1. チーム
自身がメンバーとして所属しているチームが表示されます。
 
  1. チームを探す
  • ワークスペースに登録されているチームを検索できます。
  • 自身が所属していない非公開チームは表示されません。
 

チームに紐付けられている議事録が確認できます。

以下の項目でフィルタリングが可能です。
 
💡
Tips
どのようにチームを作り、運用するのがよいかをまとめています。
ヘルプ:チーム単位の議事録管理 ユースケース をご覧ください。

設定方法


▽チームの作成

ヘルプ:チームを作成するをご参照ください。
 

▽議事録作成時にチームに紐付ける

  1. 議事録画面を開くと、必ず「チーム選択」画面が出てきます。
 
  1. 紐付けるチームを選択します。
※候補で出てくるチームは”自身が参加しているチームのみ”です。
💡
備考
一度選択したチームは記憶され、 次回開くタイミングでは前回選択したチームが最初に表示されます。
 

作成された議事録にチームを紐付ける(紐付けられているチームを変更する)

  1. 議事録左上の赤枠部分を選択します。
  1. 変更するチームを選択します。
 
議事録単位の公開範囲の設定については、ヘルプ:議事録の公開範囲を設定する をご参照ください。
 
⚠️
注意点
  • 2022年9月15日以前に作成された議事録は、すべて”全社”のチームに紐付けています。必要に応じて、それぞれチームに所属を変更してください。
  • 紐付けは1チーム1議事録です。
  • 過去に設定した公開範囲はすべて保持されます。
 

公開範囲(閲覧権限)の設定

公開範囲の設定は ①チーム単位 ②議事録単位 で可能です。
 

チーム単位で設定する場合

  • チーム作成時に「非公開」にします。
  • 議事録をそのチームに紐付けると、招待されたメンバーのみチームを閲覧できるようになります。

議事録単位で設定する場合

ヘルプ:公開範囲を設定する をご参照ください。
 
 
💡
Tips
公開範囲設定の強さは チーム単位<議事録単位 です。
例えば、以下の設定をしていた場合は、議事録の公開範囲設定が優先されます。
  • チームは「公開」
  • 議事録は「非公開(参加者限定)」
この条件で議事録単体の閲覧権限がないユーザーが、チームの議事録一覧を見ても、ユーザーの画面には該当する議事録は表示されません。
つまり自分自身に閲覧権限がある議事録のみ、一覧に表示されます。
 
 

チームをアーカイブする


  1. チーム画面の下向きマーク(赤枠部分)を選択します。
 
  1. 「設定」から「アーカイブ」を選択します。
 
⚠️
注意点
  • アーカイブしたチームに紐付いている議事録は、そのままアーカイブされます。
  • アーカイブから復元する機能は現在開発中です。※2022年9月26日時定