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最初の2ヶ月が大事!SmartMeeting定着ガイド!

この度はSmartMeetingを導入いただきありがとうございます。
この記事では、SmartMeetingの導入や定着が成功するまでの流れをまとめています。
細かい設定や議事録の書き方は割愛しているので、「ご利用の基本的な流れ」をチェックしてください!
 
 

0. SmartMeetingを知る

SmartMeetingでできることを確認しましょう。
 

1. 導入スケジュール

 
 
STEP 1 :体制を整える(1週間)
SmartMeetingの導入を推進する体制を整えます。
 
STEP 2 :下準備をする(1週間)
利用するメンバーを招待し、チームを作成します。
 
STEP 3:導入目的をみんなに伝える(1週間)
新しい仕組みを導入するためには、関わるみんなが一定の納得感を持つ必要があります。
「現状の問題点」「SmartMeeting導入により目指したいこと」を整理します。
 
STEP 4:モデル会議を作る(1ヶ月)
SmartMeetingを使ったモデル会議を作ります。
「良い会議をするためには、このやり方を参考にすればいい」となり、展開が楽になります。
 
STEP 5:全会議に展開をする(1ヶ月)
モデル会議ができ「困ったときはこの会議を見ればいい」という状態になったタイミングで、全会議に展開します。
 
STEP4までの流れを分解すると…
 
詳しくは後ほど解説します。
 

2. SmartMeeting導入ガイド

はじめに

SmartMeetingで実現できることのおさらいです。
 
▼上記のメリットをプレイヤー別に分けると以下になります。
 
上記を踏まえた上で、各ガイドの解説に進みましょう!
 
 

STEP 1 :体制を整える

 
SmartMeetingの導入を推進する体制を整えます。
SmartMeetingの導入と推進には、プロジェクトマネージャーと運用担当者の動きがとても大事です。
SmartMeetingの導入は、つまり”会社の会議文化を変えていく”ことになり、一大プロジェクトです。文化が定着するまでは、担当者が推進をしていきましょう。
 

STEP 2:下準備をする

 
  1. メンバーを招待する
    1. SmartMeetingを利用するメンバーを招待します。
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参考
 
  1. チームを作成する
    1. 議事録を管理しやすくするチームを作成します。
      粒度はおまかせしますが、組織図に合わせての作成が一般的です。
 
 

STEP 3:導入目的をみんなに伝える

 
新しい仕組みを導入するためには、関わるみんなが理解し、一定の納得感を持つ必要があります。
ただ「決まったから使ってほしい」だと定着まで時間がかかってしまいます。
以下の表を用いて整理し、みんなに伝えましょう。
全利用者へ伝える手段として、以下の方法があります。
  • 全社向け説明会を開催する
  • 運用担当者向けに説明会を実施し、運用担当者から各会議に展開をする (オススメ)
  • 利用マニュアルを作成する
 
ワンポイントアドバイス
いきなり全社に展開すると、浸透しているかの確認がすべてプロジェクトマネージャーにかかり、負担が大きくなります。あまりオススメはできません。
プロジェクトマネージャーが理解する→運用担当者が理解する→全利用者が理解する、という順番で、無理のない範囲で広げていきましょう。
 
 
 

STEP 4:モデル会議を作る

 
 
ここからが実際にSmartMeetingを使うフェーズになります。
モデル会議というのは、SmartMeeting活用のモデルケースを作る ということになり、浸透や展開する上でとても効果的です。
つまり「良い会議をするためには、このやり方を参考にすればいい」という意識を作ることができます。
 

モデル会議を決める

  1. モデル会議候補の会議をえらぶ
      • 1〜3会議くらいで決められると良いです。※同時進行が難しければ1会議でも問題ないです。
       
  1. それぞれで運用担当者を決める
      • プロジェクトマネージャーが出席しない会議のみ、アサインが必要です。
       
  1. 該当する会議のテンプレートをつくる
      • 今までのやり方を置き換えるだけでは効果は実感しづらいです。大変ですが、頑張りましょう!
 
 
 

モデルにするために会議を進める

  1. 自動共有機能”を使い、会議開催前に参加者に議事を共有する。
      • 参加者全員が事前準備をきちんとした状態で、会議をスタートさせましょう。
      • そこで事前準備をしてもらいやすくなる機能が、自動共有機能です。(ここでは自動共有=リマインダー と捉えてOKです。)
      • この機能を使うことで主催者は負荷をかけずに、事前準備を促進することが可能です。
      自動で送信されるSlack画面です。本コンテンツ用に一部編集をしています。
      自動で送信されるSlack画面です。本コンテンツ用に一部編集をしています。
 
 
  1. 事前準備ができているかを確認しましょう。
会議開催前には必ず、事前準備ができているかを確認します。
ミニマムで見るべきポイントは以下です。
  • 議題(担当者・時間・種類)が書かれているか
  • 各議題にゴールが書かれているか
  • 事前準備エリアに、会議に必要な情報が書かれているか
 
つきつめると会議前に対応したほうがいいことはまだありますが、まずは上記だけを意識し、事前準備をする癖をつけましょう。
 
  1. 会議冒頭に必ず、「役割」を決め、「会議(議題)のゴール」を確認する。
SmartMeetingでは役割を設定することができます。
  • 進行:最初はSmartMeetingの運用担当者にするのがオススメです
  • 議事録:議事録になれるために回していきましょう。
進行が決まったら、次は「ゴール」の読み上げをし、参加者の認識を揃えます。
これで役割や議事進行で迷うことがなくなります。
 
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  1. 会議中の質問や会話は、「会議メモ」に記入しましょう。
オススメの進め方
以下の方法はSmartHRグループで実際に使われている方法です。
当事者意識の醸成や、会議時間の適正につながるのでオススメです!
  • 各アジェンダで読み込み時間を設ける。 (3分など短時間でOK)
  • コメントや質問があれば、以下の方法で会議メモに記入する。
    • 記入者を記入
    • 該当部分を引用し、質問を記入 ※上記画像参照
  • 進行担当者は、会議メモに記入されている内容をピックアップして進める
  • その他の部分は基本的に割愛する。 (質問がなければ理解している、と判断する)
 
  1. アジェンダ内で出た結論は「決定事項」に記入し、タスクは期日とアサインを必ず行いましょう。
時間が厳しければ会議後に記入してもいいですが、基本的には会議中に記入して、参加者全員の共通認識となった状態で会議を終了させましょう!
 
 
 
 
 
  1. 上記の3〜5をすべてのアジェンダで実施しましょう。
 
 
 

STEP 5:全会議に展開をする

 
SmartMeetingを使ったモデル会議ができた分、運用を把握したメンバー(アンバサダー)が育成されます。
アンバサダーを経由して、どんどんいろんな会議で展開し、社内の全会議で使うようにしましょう。
 
 
 

3. ユーザー様の事例

SmartMeetingを導入して生産性が向上した事例をご紹介します。
 

型化により会議の質をあげたい

 

事前準備ができている状態で会議に臨みたい

 

会議時間を適正化したい