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最初の2ヶ月が大事！SmartMeeting定着ガイド！
この度はSmartMeetingを導入いただきありがとうございます。
この記事では、SmartMeetingの導入や定着が成功するまでの流れをまとめています。
0. SmartMeetingを知る
SmartMeetingでできることを確認しましょう。
1. 導入スケジュール
STEP 1 ：体制を整える（1週間）
SmartMeetingの導入を推進する体制を整えます。
STEP 2 ：下準備をする（1週間）
利用するメンバーを招待し、チームを作成します。
STEP 3：導入目的をみんなに伝える（1週間）
新しい仕組みを導入するためには、関わるみんなが一定の納得感を持つ必要があります。
「現状の問題点」「SmartMeeting導入により目指したいこと」を整理します。
STEP 4：モデル会議を作る（1ヶ月）
SmartMeetingを使ったモデル会議を作ります。
「良い会議をするためには、このやり方を参考にすればいい」となり、展開が楽になります。
STEP 5：全会議に展開をする（1ヶ月）
モデル会議ができ「困ったときはこの会議を見ればいい」という状態になったタイミングで、全会議に展開します。
STEP4までの流れを分解すると…
詳しくは後ほど解説します。
2. SmartMeeting導入ガイド
はじめに
SmartMeetingで実現できることのおさらいです。
▼上記のメリットをプレイヤー別に分けると以下になります。
上記を踏まえた上で、各ガイドの解説に進みましょう！
STEP 1 ：体制を整える
SmartMeetingの導入を推進する体制を整えます。
SmartMeetingの導入と推進には、プロジェクトマネージャーと運用担当者の動きがとても大事です。
SmartMeetingの導入は、つまり”会社の会議文化を変えていく”ことになり、一大プロジェクトです。文化が定着するまでは、担当者が推進をしていきましょう。
STEP 2：下準備をする
- メンバーを招待する
SmartMeetingを利用するメンバーを招待します。
参考
ヘルプ：メンバーを招待する
- チームを作成する
議事録を管理しやすくするチームを作成します。
粒度はおまかせしますが、組織図に合わせての作成が一般的です。
参考
- ヘルプ：チームを作成する
- ヘルプ：チーム単位で議事録を管理する
STEP 3：導入目的をみんなに伝える
新しい仕組みを導入するためには、関わるみんなが理解し、一定の納得感を持つ必要があります。
ただ「決まったから使ってほしい」だと定着まで時間がかかってしまいます。
以下の表を用いて整理し、みんなに伝えましょう。
全利用者へ伝える手段として、以下の方法があります。
- 全社向け説明会を開催する
- 運用担当者向けに説明会を実施し、運用担当者から各会議に展開をする （オススメ）
- 利用マニュアルを作成する
ワンポイントアドバイス
いきなり全社に展開すると、浸透しているかの確認がすべてプロジェクトマネージャーにかかり、負担が大きくなります。あまりオススメはできません。
プロジェクトマネージャーが理解する→運用担当者が理解する→全利用者が理解する、という順番で、無理のない範囲で広げていきましょう。
STEP 4：モデル会議を作る
ここからが実際にSmartMeetingを使うフェーズになります。
モデル会議というのは、SmartMeeting活用のモデルケースを作る ということになり、浸透や展開する上でとても効果的です。
つまり「良い会議をするためには、このやり方を参考にすればいい」という意識を作ることができます。
▼モデル会議を決める
- モデル会議候補の会議をえらぶ
- 1〜3会議くらいで決められると良いです。※同時進行が難しければ1会議でも問題ないです。
- それぞれで運用担当者を決める
- プロジェクトマネージャーが出席しない会議のみ、アサインが必要です。
- 該当する会議のテンプレートをつくる
- ここで大事なのが、”アジェンダをわける”など、SmartMeeting流で会議を進めることです。アジェンダの種類別ユースケースを参考に進めましょう。
- 今までのやり方を置き換えるだけでは効果は実感しづらいです。大変ですが、頑張りましょう！
参考ページ
▼モデルにするために会議を進める
- ”自動共有機能”を使い、会議開催前に参加者に議事を共有する。
- 参加者全員が事前準備をきちんとした状態で、会議をスタートさせましょう。
- そこで事前準備をしてもらいやすくなる機能が、自動共有機能です。（ここでは自動共有＝リマインダー と捉えてOKです。）
- この機能を使うことで主催者は負荷をかけずに、事前準備を促進することが可能です。
参考ページ
- 事前準備ができているかを確認しましょう。
会議開催前には必ず、事前準備ができているかを確認します。
ミニマムで見るべきポイントは以下です。
- 議題（担当者・時間・種類）が書かれているか
- 各議題にゴールが書かれているか
- 事前準備エリアに、会議に必要な情報が書かれているか
つきつめると会議前に対応したほうがいいことはまだありますが、まずは上記だけを意識し、事前準備をする癖をつけましょう。
参考ページ
- 会議冒頭に必ず、「役割」を決め、「会議（議題）のゴール」を確認する。
SmartMeetingでは役割を設定することができます。
- 進行：最初はSmartMeetingの運用担当者にするのがオススメです
- 議事録：議事録になれるために回していきましょう。
進行が決まったら、次は「ゴール」の読み上げをし、参加者の認識を揃えます。
これで役割や議事進行で迷うことがなくなります。
参考ページ
- Tips：会議参加者の役割を設定する
- 会議中の質問や会話は、「会議メモ」に記入しましょう。
オススメの進め方
以下の方法はSmartHRグループで実際に使われている方法です。
当事者意識の醸成や、会議時間の適正につながるのでオススメです！
- 各アジェンダで読み込み時間を設ける。 （3分など短時間でOK）
- コメントや質問があれば、以下の方法で会議メモに記入する。
- 記入者を記入
- 該当部分を引用し、質問を記入 ※上記画像参照
- 進行担当者は、会議メモに記入されている内容をピックアップして進める
- その他の部分は基本的に割愛する。 （質問がなければ理解している、と判断する）
参考ページ
- アジェンダ内で出た結論は「決定事項」に記入し、タスクは期日とアサインを必ず行いましょう。
時間が厳しければ会議後に記入してもいいですが、基本的には会議中に記入して、参加者全員の共通認識となった状態で会議を終了させましょう！
参考ページ
- 上記の3〜5をすべてのアジェンダで実施しましょう。
STEP 5：全会議に展開をする
SmartMeetingを使ったモデル会議ができた分、運用を把握したメンバー（アンバサダー）が育成されます。
アンバサダーを経由して、どんどんいろんな会議で展開し、社内の全会議で使うようにしましょう。
3. ユーザー様の事例
SmartMeetingを導入して生産性が向上した事例をご紹介します。