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【タイミング別 】ゴール・事前情報・会議メモ・コメントのユースケース

SmartMeetingを通じて会議を良くする運用方法をご案内します。
会議前〜会議後の流れの中で、「どのエリアに何を記入するか」「コメントをどう使うか」をご紹介します。
 
 

1. 会議前


▼ゴール

該当するアジェンダの達成条件や終了条件を記載します。
 

▼事前準備

  • 会議の進行や、内容の理解に必要な事柄をまとめておきます。
  • 議論を進めるにあたり、必要な背景や情報(資料など)です。

▼会議メモ

会議前は、準備(事前情報)に対する意見(説明を求める質問含む)を記載します。記載シーンは以下です。
  • 会議を待たずに結論や指示を出せる場合
  • 会議の場で参加者にも知ってもらいたい情報に関する意見、または質問を記載する場合

▼コメント

事前準備に対し、解決や指摘をしなければ会議の進行に影響があるものを、コメントで指摘します。
メンション(@〇〇)をつけることで、指摘されたユーザーは指摘を認識、対応が可能です。

2. 会議中


▼役割設定

会議の進行(ファシリテーター)担当と、議事録担当を決めましょう。

▼会議メモ

会議中の質問や発言などは、全て会議メモに記載しましょう。
議論している対象を引用し、その下に記載をすると見やすくなります。

▼サマリー(決定事項・タスク)

決定事項やタスクは、かならず「決定事項」「タスク」に書式を変更しましょう。
記載された決定事項は以下に反映されます。
  • サマリーエリア
  • 前回サマリーのかんたん振り返り
  • タスク管理

3. 会議後


▼会議メモ・サマリ(決定事項・タスク)

必要に応じ、会議メモや決定事項を清書します。

▼コメント

主に会議不参加者の意見や質問など、リアクションを記載します。
議事録のチェック有無など、回覧が必要なシーンでも利用可能です。