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【タイミング別 】ゴール・事前情報・会議メモ・コメントのユースケース
SmartMeetingを通じて会議を良くする運用方法をご案内します。
会議前〜会議後の流れの中で、「どのエリアに何を記入するか」「コメントをどう使うか」をご紹介します。
1. 会議前
▼ゴール
該当するアジェンダの達成条件や終了条件を記載します。
▼事前準備
- 会議の進行や、内容の理解に必要な事柄をまとめておきます。
- 議論を進めるにあたり、必要な背景や情報（資料など）です。
▼会議メモ
会議前は、準備（事前情報）に対する意見（説明を求める質問含む）を記載します。記載シーンは以下です。
- 会議を待たずに結論や指示を出せる場合
- 会議の場で参加者にも知ってもらいたい情報に関する意見、または質問を記載する場合
▼コメント
事前準備に対し、解決や指摘をしなければ会議の進行に影響があるものを、コメントで指摘します。
メンション（@〇〇）をつけることで、指摘されたユーザーは指摘を認識、対応が可能です。
2. 会議中
▼役割設定
会議の進行（ファシリテーター）担当と、議事録担当を決めましょう。
▼会議メモ
会議中の質問や発言などは、全て会議メモに記載しましょう。
議論している対象を引用し、その下に記載をすると見やすくなります。
▼サマリー（決定事項・タスク）
決定事項やタスクは、かならず「決定事項」「タスク」に書式を変更しましょう。
記載された決定事項は以下に反映されます。
- サマリーエリア
- 前回サマリーのかんたん振り返り
- タスク管理
3. 会議後
▼会議メモ・サマリ（決定事項・タスク）
必要に応じ、会議メモや決定事項を清書します。
▼コメント
主に会議不参加者の意見や質問など、リアクションを記載します。
議事録のチェック有無など、回覧が必要なシーンでも利用可能です。
