タイムキーパー機能を使い、議題の進め方を決める
SmartMeetingでは、議題をシナリオ通り（時間通り）進めるためのタイムキーパー機能があります。これを使うことで、進行役だけでなく参加者全員が当事者意識を持ち、会議を円滑に進めることができるようになります。
目次
概要想定される利用シーン設定方法▼オリジナルの進め方をつくる 1. 議題を作ると”進め方”エリアが出てきます。2. 「追加ボタン」を押し、所要時間とタイトル、説明を入力します。3. 進め方を完成させます。▼「おすすめ」の進め方から作る1. 「おすすめから追加」を選択します。2. 右列におすすめの進め方が表示されます。3. 追加する進め方にチェックを入れ、「追加」を押します。4. 進め方に反映されました。利用方法1. ”進め方”右上の「開始」、または「タイマーを開始」ボタンを押します。2. タイマーが動きます。3. 次の”進め方”に移動します。備考1. ”進め方”で設定した時間が、議題で設定した時間を超えるとアラートが出ます。2. タイマーは全参加者の画面に表示されます。3. 議事録画面で全く操作がない状態でタイマーが起動していると、残り30秒で以下の表示が出ます。4. タイマーの再生中に、タイマー画面を完全に閉じることはできません。5. 終了音はミュートにできます。6. 残り時間が設定所要時間の30％になると、赤色に表示が変わります。
概要
議題の中に「進め方」が設定できようになります。
以下動画の通り、細かくやることと時間を設定し、タイムキープをすることができます。
ご提供機能
- 議題内のタイムスケジュール設定
- タイマー機能 ※時間の延長可
- 時間切れを知らせるアラーム （音が出ます）
- 次の”進め方”への自動切り替え（自動再生）
- タイマー画面の表示最小化
- “進め方”のテンプレート反映
- “進め方”の設計補助
想定される利用シーン
議題の中で「全体説明」「読み込み時間」「ディスカッション」時間など、細かく進め方が設定されているシーンでの活用を想定しています。
以下は一例です。
共有・報告
- 事前情報の読み込み（コメント・質問記入）
- 記載されている情報を各自が読み込む、意見や質問を記入します。
- 質疑応答
- 記載された内容の補足や回答をする時間。
- ネクストアクション整理
- ネクストアクションを整理します。
※共有・報告において”結論整理”は無理に実施しなくてOKです。
議論・ブレインストーミング
- ゴール共有
- 議題のゴールや、議論の進め方を説明し、認識を揃えます。
- 事前情報の読み込み（コメント・質問記入）
- 記載されている情報を各自が読み込む、意見を記入します。
- ディスカッション
- 記入された内容を元に、ディスカッションします。
- 結論整理
- ディスカッションを着地させます。
- ネクストアクション整理
- ディスカッションの結論を受けて、どうアクションするかを決めます。
意思決定
- ゴール確認
- 議題のゴールや、意思決定をするまでの進め方を説明します。
- 事前情報の読み込み（コメント・質問記入）
- 記載されている情報を各自が読み込む、質問や意見を記入します。
- 質疑応答
- 記入された内容を起案者が回答します。
- ディスカッション
- 必要に応じてディスカッションを行います。
- 結論整理
- 承認、未承認など、結論を整理します。
- ネクストアクション整理
- 承認、未承認、次回持ち越しなどそれぞれのケースでネクストアクションが発生します。
きちんとしたシナリオ設計をするためには、「議題」がしっかり作れているかを見直す必要があります。
やたら細かく議題をわけるシナリオを作ると、準備が大変になったり進行がうまくいかなかたりと、逆に非効率になるケースが多いです。
設定方法
進め方の設定は以下の2パターンあります。
- オリジナルの進め方から追加する方法
- 「おすすめから追加」する方法
▼オリジナルの進め方をつくる
1. 議題を作ると”進め方”エリアが出てきます。
2. 「追加ボタン」を押し、所要時間とタイトル、説明を入力します。
ワンポイントアドバイス
▼タイトル
”何をするか”の大枠を書きます。「前提説明」「ディスカッション」などが該当します。
▼説明
具体的にそこですることの内容を書きます。
例）タイトルが”前提説明”の場合、「議題のゴールを説明し、進め方についての確認をする」
3. 進め方を完成させます。
▼「おすすめ」の進め方から作る
1. 「おすすめから追加」を選択します。
2. 右列におすすめの進め方が表示されます。
3. 追加する進め方にチェックを入れ、「追加」を押します。
4. 進め方に反映されました。
必要に応じて、時間や説明部分は変更してください。
利用方法
1. ”進め方”右上の「開始」、または「タイマーを開始」ボタンを押します。
2. タイマーが動きます。
3. 次の”進め方”に移動します。
- 自動再生をオンにすると、次の”進め方”が自動で再生されます。
- 自動再生をオフにすると、次の”進め方”の再生は手動になります。
- 時間の延長が必要な場合、「＋1分」「＋5分」を押し、時間を延長します。
備考
1. ”進め方”で設定した時間が、議題で設定した時間を超えるとアラートが出ます。
2. タイマーは全参加者の画面に表示されます。
3. 議事録画面で全く操作がない状態でタイマーが起動していると、残り30秒で以下の表示が出ます。
4. タイマーの再生中に、タイマー画面を完全に閉じることはできません。
“一時停止”を押した後、”閉じるボタン”が表示されます。
5. 終了音はミュートにできます。
6. 残り時間が設定所要時間の30％になると、赤色に表示が変わります。
