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タイムキーパー機能を使い、議題の進め方を決める

SmartMeetingでは、議題をシナリオ通り(時間通り)進めるためのタイムキーパー機能があります。これを使うことで、進行役だけでなく参加者全員が当事者意識を持ち、会議を円滑に進めることができるようになります。
 
 

概要

議題の中に「進め方」が設定できようになります。
以下動画の通り、細かくやることと時間を設定し、タイムキープをすることができます。
 
💁‍♀️
ご提供機能
  • 議題内のタイムスケジュール設定
  • タイマー機能 ※時間の延長可
  • 時間切れを知らせるアラーム (音が出ます)
  • 次の”進め方”への自動切り替え(自動再生)
  • タイマー画面の表示最小化
  • “進め方”のテンプレート反映
  • “進め方”の設計補助
 

想定される利用シーン

議題の中で「全体説明」「読み込み時間」「ディスカッション」時間など、細かく進め方が設定されているシーンでの活用を想定しています。
 
以下は一例です。
共有・報告
  • 事前情報の読み込み(コメント・質問記入)
    • 記載されている情報を各自が読み込む、意見や質問を記入します。
  • 質疑応答
    • 記載された内容の補足や回答をする時間。
  • ネクストアクション整理
    • ネクストアクションを整理します。
    • ※共有・報告において”結論整理”は無理に実施しなくてOKです。
 
議論・ブレインストーミング
  • ゴール共有
    • 議題のゴールや、議論の進め方を説明し、認識を揃えます。
  • 事前情報の読み込み(コメント・質問記入)
    • 記載されている情報を各自が読み込む、意見を記入します。
  • ディスカッション
    • 記入された内容を元に、ディスカッションします。
  • 結論整理
    • ディスカッションを着地させます。
  • ネクストアクション整理
    • ディスカッションの結論を受けて、どうアクションするかを決めます。
 
意思決定
  • ゴール確認
    • 議題のゴールや、意思決定をするまでの進め方を説明します。
  • 事前情報の読み込み(コメント・質問記入)
    • 記載されている情報を各自が読み込む、質問や意見を記入します。
  • 質疑応答
    • 記入された内容を起案者が回答します。
  • ディスカッション
    • 必要に応じてディスカッションを行います。
  • 結論整理
    • 承認、未承認など、結論を整理します。
  • ネクストアクション整理
    • 承認、未承認、次回持ち越しなどそれぞれのケースでネクストアクションが発生します。
 
きちんとしたシナリオ設計をするためには、「議題」がしっかり作れているかを見直す必要があります。
やたら細かく議題をわけるシナリオを作ると、準備が大変になったり進行がうまくいかなかたりと、逆に非効率になるケースが多いです。
 
👆Tips:議題はどうやってつくればいいのか を参考に、議題の組み立てをしてみてください。
 

設定方法

進め方の設定は以下の2パターンあります。
  • オリジナルの進め方から追加する方法
  • 「おすすめから追加」する方法
 

▼オリジナルの進め方をつくる

1. 議題を作ると”進め方”エリアが出てきます。

 

2. 「追加ボタン」を押し、所要時間とタイトル、説明を入力します。

ワンポイントアドバイス
▼タイトル
”何をするか”の大枠を書きます。「前提説明」「ディスカッション」などが該当します。
▼説明
具体的にそこですることの内容を書きます。
例)タイトルが”前提説明”の場合、「議題のゴールを説明し、進め方についての確認をする」
 

3. 進め方を完成させます。

 

▼「おすすめ」の進め方から作る

1. 「おすすめから追加」を選択します。

 

2. 右列におすすめの進め方が表示されます。

 

3. 追加する進め方にチェックを入れ、「追加」を押します。

 

4. 進め方に反映されました。

必要に応じて、時間や説明部分は変更してください。
 

利用方法

1. ”進め方”右上の「開始」、または「タイマーを開始」ボタンを押します。

2. タイマーが動きます。

3. 次の”進め方”に移動します。

  • 自動再生をオンにすると、次の”進め方”が自動で再生されます。
 
  • 自動再生をオフにすると、次の”進め方”の再生は手動になります。
  • 時間の延長が必要な場合、「+1分」「+5分」を押し、時間を延長します。
 

備考

1. ”進め方”で設定した時間が、議題で設定した時間を超えるとアラートが出ます。

2. タイマーは全参加者の画面に表示されます。

 

3. 議事録画面で全く操作がない状態でタイマーが起動していると、残り30秒で以下の表示が出ます。

 

4. タイマーの再生中に、タイマー画面を完全に閉じることはできません。

“一時停止”を押した後、”閉じるボタン”が表示されます。
 

5. 終了音はミュートにできます。

6. 残り時間が設定所要時間の30%になると、赤色に表示が変わります。