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議事録はなぜ必要なのか

会議の記事録とは、会議で話し合ったことを文字に起こして記録したものです。
備忘録という似た言葉があります。
 
備忘録は自身のためのメモである一方、記事録は参加者や関係者などが閲覧・共有するものという明確な違いがあります。
 
議事録を書く、つまり「議論をリアルタイムに整理、可視化する」ことは、議論の助けになります。書く行為そのものが、会議ファシリテーションの一部になります。
 
ファシリテーション
会議の参加者が建設的に議論ができる、すなわち会議の参加者が、「最短距離」かつ「心的安全性を少ない状態」で会議のゴールを達成できる状態にする役割です。
決して「会議の場を仕切る」だけが役割ではありません。
 
「ファシリテーションの質がバラバラ」、「質が低いと感じる会議の生産性が低い」と感じる方は、まずは議事録をしっかりと残しましょう。
 
 

1. 議論を可視化する


発言を文字に起こし、可視化することで、議論の全体像に対して今どこまで進んでいるかがわかります。会議の進捗がわかり、あと何の議題が残っているかの認識が容易になります。
 

2. 会議の内容を議事録を読んだ相手に知らせる


議事録は「会議に参加してない関係者に会議の内容を周知するため」に作られます。
会議に参加予定だったにもかかわらず不参加になってしまった人や、会議の参加者ではないものの議題にかかわる業務に携わっている人に対して議事録を共有することで、会議で何が決まったのかを伝えることができます。
また、一人ひとり個別に情報伝達をしていると、伝達ミスが起こるおそれもあります。
正確な議事録を作成し、それぞれ閲覧してもらうことでミスを防ぎ、正しい情報を広く伝えることができます。
 

3. 会議で決定したことの再確認する


議事録は「会議で決定された事項の資料」でもあるということです。
会議に参加していた人であっても、「あの議題は結局どうなったんだっけ?」「あの提案をしたのは誰だっけ?」などと、記憶が曖昧になってしまうことがあります。
そうした際に議事録があれば、正確な情報を確認することができます。
 

4. 決定された内容・担当者・期限をわかりやすくする


議事録で決定した事項に対して、その内容・担当者・期限を明確にします。
口頭だけでは曖昧になってしまう期限や予算なども、議事録に残すことで明らかになります。
議事録を利用することで、口頭で会議の内容を説明・共有するよりも、
効率よく正確に決定事項などを関係者全員に伝えることが可能になります。
 

5. 業務の進捗を管理できる


会議を振り返ったり、決定事項を確認したりすることで、今後の業務改善を行ったり、次回以降の会議の方向性を定めていくことに役立てることができます。
議事録は、必要な人のあいだで閲覧し、情報を共有した上で、次のアクションをとるために作成されます。
このようなステップを踏むことで、議事録は本来の意義を十分に発揮することができます。
また、議事録は、次回の会議に向けての課題・確認事項を書き残し、会議同士をつなぐ役割も持っています。
長期的に進捗確認が必要な事柄などは、議事録を通して進捗を記録することができます。