page icon

閲覧権限の付与方法変更におけるご対応依頼

ご対応をお願いしたいこと🙏

会議を特定のメンバーのみに公開したい場合には、以下のいずれかの対応が必要となりました。(会議をワークスペース全員に公開する場合には特に操作は必要ございません。)
 

①チームで扱う会議(議事録)がすべて非公開になる場合

以下を実行すれば、これまでと同じ公開範囲にでき、なおかつ管理が楽になります。
  1. チーム自体を非公開にしてください。
    1. 公開チームを”非公開”に変更する方法
      公開チームを”非公開”に変更する方法
  1. そのチームに所属するメンバーを以下の通りにしてください。
      • 従来のチームメンバー
      • 該当する議事録の参加者となっているメンバー
      チームにメンバーを追加する方法
      チームにメンバーを追加する方法
 
  1. 今後はその会議の議事録は、そのチームに紐づけてください。
 
⚠️
補足
対象となる議事録は、SmartMeeting側でチームへの紐付けを行います。
今回の対応としてはチームの非公開設定」「メンバーの追加のみ、ご対応ください。
 

②扱う会議 によっては公開・非公開をわけるチームの場合 ※①に当てはまらない場合

 
  • メンバーを指定して公開したい議事録の、公開範囲設定画面を開きます。
 
  • 閲覧権限を付与したいメンバーを選択してください。
 
⚠️
補足
対象メンバーへの閲覧権限付与は、SmartMeeting側で実施することも可能です
その際は何なりとお申し付けください。
 

お時間がある方は以下もご確認ください。

変更内容の概要

公開範囲設定の仕様(前提)

議事録の公開範囲を非公開に設定した際、会議の参加者と許可されたユーザーのみアクセスが可能になります。
 

これまで

閲覧権限の許可を、”チーム”と”メンバー”で指定することができました。
 

今後

閲覧権限の許可が、”メンバー指定”のみになります。
 

本変更により発生すること

「公開範囲が非公開」+「メンバーを指定して公開に”チーム”を設定していた」議事録において、以下が発生します。
  1. チーム指定がなくなるため、チームに閲覧権限を付与している議事録において、選択していたチームが外れる。
  1. 1につき、参加者のみ公開(非公開)の設定は残るが、特定チームに付与した閲覧権限がなくなる
  1. 閲覧権限を付与していたチームに議事録が紐づける。 ※対象の議事録のみ。