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指定したタイミングで、議事・議事録を自動で共有する

タイミングを指定して、議事録を指定の手段で自動共有することができます。
 

自動共有が役立つシーン

タイミングを指定して、議事・議事録のURLを共有したいシーンすべてに役立ちます。
現在特定の方(主に会議の主催者)が、手動で実行していることを自動で行うことができます。
主な利用シーン
  • 会議の開催リマインダー
  • 会議を事前準備する際の案内
  • 会議終了後に、開催報告や未参加者向けに共有する
 

共有が可能な手段

議事録を共有するで記載の通り、以下の手段で共有が可能です。
  • メール
  • Slack
  • Microsoft Teams
 

設定方法

1. 設定画面を開く

  • 議事録画面右上の時計アイコンを選択します。
 
  • 「自動共有を追加」をクリックします。

2. 自動共有する手段を選択する

自動共有を行う手段を選択します。

3. 共有タイミングを設定する。

  • ”会議日時”基準で設定する
    • 共有を行いたい日を「会議前日」「会議当日」「会議翌日」の中から選択します。
       
    • 共有を行う時間を選択します。 ※時間の選択は30分単位です。
 
  • “会議開催時間”基準で設定する
    • 「会議開始前〇〇分」「会議終了後〇〇分」から選択します。

4. 共有するチャネルを選択します。

  • 自身が参加しているチャネルを選択します ※以下画像はSlackの例
 

5. 共有する際に投稿したいメッセージを入力します。

  • グレーバックのエリアは「日時」「議事録URL」がはいります。 ※編集ができません。
 
  • 任意でメッセージを記入します。
    • ここで共有する相手に「何をしてほしいか」を記入すると、共有された側が対応しやすくなります。
 

6. Slackで参加者にメンションをつける

 

7. 「保存」を押すと、登録が完了です。※自動共有に登録されている一覧として表示されます。

※変更したい場合は、右側の3点リーダーから編集をしてください。
 

8. 登録した日時に議事録が指定の手段で共有されます。

 
 

注意事項

  • 自動共有は誰でも設定可能です。
  • 各手段で共有される際は、追加したユーザーが連携しているメールアドレスやSlackアカウントから送信されます。
  • ”繰り返し”登録されている会議に自動共有を設定する場合、「この予定」「これ以降すべての予定」のいずれかを選択できます。
  • Slackのプライベートチャンネルに自動共有する場合、SmartMeetingのAppを該当チャネルに招待してください。