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会議グループを作る

複数の議事録をグループ化し、会議の前後のつながりをわかりやすくします。
 
 

概要


SmartMeeting上にある複数の議事録を、グループ化することができます。
これにより定例会議やプロジェクトで進行する会議に対し、前後の繋がりを確認しやすくなります。
以下を確認したいシーンでの活用が大変便利です。
  • これまでの打ち合わせでどんなことを話していたか
  • 前回までの打ち合わせで、先延ばしになっている議題はないか
  • タスクの漏れがないか
 

会議グループを新しく作る


1. 議事録を開き、「会議グループに追加」ボタンをクリックします。

※グループ化されていない(グループに含まれていない)会議の議事録は、「会議グループに移動」というアイコンが表示されています。

2. 会議グループを作成します。

※会議グループの作成は、会議グループに属していない会議からしか作成できません。(マスタのような設定画面が現時点でのご用意がありません。)
 

3. 会議グループ名を入力し、「作成」をクリックします。

 

4. 議事録画面上部に、作成したグループ名が反映されています。

※グループを作成した直後のため、1つの議事録しかグループの中にはありません。
 

会議グループに議事録を追加する


▼会議グループに所属している議事録からを追加する。

この方法で追加できるのは、過去に開催された議事録のみです。
 
  • 「会議グループに追加」をクリックします。
 
 
  • グループ化したい議事録を検索し、「追加」ボタンをクリックします。
※追加されたものは「追加済み」という表示になります。
 
 
  • 選択した議事録がグループに反映されています。
 

▼会議グループに所属していない議事録を、既にある会議グループに追加する。

  • 会議グループに追加したい議事録を開き、「会議グループに移動」をクリックします。
 
  • 追加したい会議グループを選び、「移動」をクリックします。
グループに追加画面に表示されるグループは、「自身が参加者として登録されている」もののみです。
 
 
  • 会議グループ追加されました。
 
 

その他注意事項と操作方法


1. グループとして表示される議事録の数

過去5会議、未来2会議です。
それ以前、または以降の議事録を確認する場合は、直接アクセスするか、一度近いタイミングの議事録を経由してアクセスする必要があります。
 

2. 会議グループから削除する

グループ化された議事録一覧の3点リーダーをクリックし、「会議グループから削除」を選択します。

3. 会議グループに追加する画面で、追加議事録の選択を誤った場合も、”2”の除外操作が必要になります。

※現在、以下赤枠の「追加済み」を解除することができません(順次対応予定です)。

4. 定例会議(繰り返し予定)として作成されているグループに、分科会などの別の会議を追加することができます。

※定例会議として作成されているものは、グループから除外することができません(3点リーダーがありません)。

5. 会議グループに属している議事録が0になると、作成されたグループが消滅します。