💡

議題を分けることのメリット

💡
SmartMeetingは、「議事録を議題別で作成できる」という特徴があります。一般的な議事録ツールではない考え方のため、分けることによる効果を解説いたします。
 

1. 会議の流れ全体を簡単に理解できる

1-1. 一覧化されることで、会議の流れを参加者全員が簡単に認識することができます。

  • 上図の通り、どんな内容が話されるのか、誰が担当なのか、などが一目瞭然です。当日の流れを簡単に認識でき、スムーズに会議に臨めます。
  • 一般的な議事録は縦長になっており、下までスクロールすることで全貌がわかります。一覧性が低いため、手間なことに加え、そもそもこの作業を実行する人は多くありません。
 

1-2. 定例会議の場合、通常と異なる議題が合った場合に気づきやすくなります。

  • 通常の議題から変更、追加があった場合に簡単に気づくことができます。
  • 「今日はここの時間をかけるそうになりそうなので、事前に調べて(確認して)おこう」など、当事者意識を作りやすくなります。
 

2. 所要時間の強弱を参加者全員(特にファシリテーター)が 認識できる。

2-1. 議題数が多い場合、「議論」「決定」のものを優先的に進める意思が働きやすくなる。

  • 議題を設定する時に「共有」「議論」「決定」の種別を選択することができます。
  • 進行のポイントとして、「共有」には時間をかけず、「議論」「決定」に時間をかけることが大事です。
  • 上図のような議題の場合、ファシリテーターは「共有は軽く、議論決定のものを長めに取ろう」という意識をつくることができます。
  • その他の参加者も「今日はここに時間をかける」と意識することができ、会議進行の理解が捗ります。
    • 「あれ、なぜこの議題飛ばしたんだろう」と成りづらくなります。
    •  

2-2. 無理のない時間配分か、を判断できる。

  • 進行の時間配分が予定時間をオーバーする場合、赤字でアラートが出ます。
  • この場合、ファシリテーターは時間配分の調整が必要になります。
    • 先ほどご説明したとおり、ここで調整対象になるのは「共有」の議題です。
    • ただの報告(共有)になっているものは時間を少なくしましょう。
    • 読み上げるだけの議題は、勇気を出してカットしましょう。

2-3.【おすすめ】議題種別 活用術

定例会議などは毎回同じ議題になるケースが多いと思います。その場合でも「共有」「議論」「決定」の種別を切り替えることで、ファシリテーターが注力度合いを判断することができ、会議の進行に好影響を与えます。
以下の流れです。
  • 事前準備段階で、報告だけでなく「これについて相談、協議がしたい」というトピックがあれば、種別を「共有」→「議論/決定」に変更します。
 
  • ファシリテーターは「議論」「決定」の議題に注力する意識が働くため、スムーズにその話題ができるようになります。
    • このオペレーションを実行することで、ファシリテーター以外の参加者の当事者意識を更に高めることができます。
      また、この運用を継続すると、ずっと「共有」から変わらない議題が出てくるケースがあります。
 
その議題については、以下の対応を取ることができます。
  • 会議中に時間を取らなくする
  • 議題からカットする
会議の所要時間が減り、生産性を高めることができるのでおすすめです。
 

3. 振り返った時に見やすくなる

SmartMeetingの以下機能により、議題ごとの決定事項を簡単に振り返り、かつ見やすくすることができます。
 
 

不参加者への議事録キャッチアップに大いに役立ちます

議事録を振り返りたい人は、会議の参加者はもちろんのこと、会議に参加していない人もいます。
不参加者は議事録をじっくり読むのではなく、スピーディーに以下情報を把握したいと考えています。
  • 会議でどんなトピックがあったか(議題)
  • その議題での決定事項はなにか
この2つを実現するために、議題をわけることはとても大きなメリットがあります。