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議題はどうやってつくればいいのか

SmartMeetingで議事・議事録を作成する際に、とても大事なことが「議題の作成」です。
「どういう風にわけるのが正解なんだろう…」と悩まれる方がいると思いますので、SmartMeetingの考えをお伝えします!
 
 

議題を分ける判断は「頭の切り替えが必要かどうか」

ひとつ考える上でのオススメが、ずばり「頭の切り替えが必要かどうか」です。
 
 
上記の議題を見てください。
全体→開発チーム→ビジネスチーム→全体懇親会と、議題間につながりがありません。つまり「今話しているのは全体のこと」「今話しているのは開発のこと」など、完全に頭を切り替えた状態 で進めることができます。
 
そのような場合に議題をわけると、参加者の切り替えポイントが明確で、わかりやすい議事・議事録になります。
 

良くない例① 関連性があるものを分けてしまう

一方、頭の切り替えが必要ないトピックを、議題をわけるとどうなるでしょうか。
見せるのがとてもお恥ずかしいのですが、実際の会議で私どもが実施した良くない例です。
 
 
「PLG実現のために」というひとつのテーマで、会議が開催されていました。
以下のステップを想定しており、それぞれ別の議題としてわけたほうがわかりやすいと思ったのです。
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すでにお分かりの通り、上記の①〜③はすべて関連性があります。
つまり「頭の切り替え」が必要ないのです。
 
このように関連性があるものを複数議題にわけてしまうと…
  • 会議中に議題間を行き来するシーンが多くなり、進行が非効率になる
  • 会議後振り返った際に、どこに書いたか探しづらくなってしまう(非参加者が見た場合は特に)
といったデメリットが生じます。
 
 
このような場合は、上記の通り「PLG議論④」という議題をつくればOKです。
丁寧に「会議後〜会議終了時の必須ステップぎめ」としても問題ないです。
 
会議の基本として”決定事項をまとめる” ”ネクストアクションを決める”があり、失敗例の後半2議題は、この基本の対応範囲に含まれます。
従って、議題名に”決定事項・ネクストアクションを決める”のようなものを入れる必要はなく、議題の中身にある事前情報部分に記入をしておけば問題ないです。
 
 

良くない例② 会議の進行方法をわける

 
上記のように「いい会議を何か決める」というゴールのもと、会議の進行でシナリオを組みました。限られた時間をうまく活用するために、タイムマネジメントの一環として議題をわけてしまっています。
 
この場合のゴールは、「いい会議を決める」という一つだけです。
繰り返しにはなりますが、頭の切り替えが必要ありません。
 
つまりこのようなケースも、議題は1つが望ましいです。
 
タイムマネジメントの部分は「事前情報」に書きましょう。
 
お知らせ
今後、このように進め方の管理(読み込み◯分、議論◯分)など、議題内でタイムマネジメントがしやすくなる機能を開発中です。
 

さいごに

少しはイメージができましたでしょうか?
もちろんこの例には当てはまらないケースで、迷われてしまうことがあると思います。
その際は担当者までお気軽にお尋ねください!