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一般的な議事録の書き方・ポイント

1. 簡潔に書くようにする


議事録を残す際に注意したいのが、会議の内容をすべて記載しないことです。
あくまでも、議事録は会議全体で話し合ったことや、決定したことを簡潔に記録するもので、
参加者の発言をそのまま記載する必要はありません。
プロジェクトの進捗に関する会議であれば、箇条書きなどで「ペースは順調、全体では50%完成」、「今週中に、全行程の70%達成を目標」といった形でシンプルにまとめます。
 

2. フォーマットを利用する


どのようなフォーマットにすれば誰もが理解しやすい議事録になるのか考えるだけで、時間が過ぎてしまいます。
そのため、会社やチームで決まった議事録用のフォーマットがあるのであれば迷わず使いましょう。
もしも会社やチームに議事録のフォーマットがないのであれば、
過去の議事録をもとにフォーマット作成をおすすめします。
会社やチームのフォーマットを利用すれば、議事録のフォーマットを考えるという時間を削減することができますし、準備時点で、「この要素が足りない」「あの記述をなぜ書いていないのか?」などの会議準備の質がも最小限に抑えられます。
 

3. 決定事項を記載する


議事録で一番重要な情報は決定事項です。
決定事項が決まった経緯を議事録のメモで補足すれば問題ありません。
ただし、予定した会議の時間内に決定事項を出そうとすると、
「会議のゴール」「議論のための情報」といった事前の準備はかかせません。
そして、議事録を残す目的は、決定事項など、キーになる事項を明確にし、ネクストアクションをとることです。
そのため、何が決定事項なのか、何が確認必要事項なのか、といった、キーポイントを明確にしておくことを心がけましょう。
 

4. ToDoを設定する


会議は数回にわたって同じアジェンダで議論されることもあります。
そのような場合、いつまでに誰が何をやるかといったToDoも会議で決まります。
ToDoを設定しておけば、次回までに与えられた責任が明確になり、
宿題になっていた事項をやってこなかった人に対してフィードバックを提示することができます。