page icon

日程調整をする

日程調整機能の利用方法を案内します。
 

概要


「日程調整」はSmartMeeting上で発行した日程調整用のURLを相手に送付し、相手が日時を選ぶだけで、日程調整が完了する機能です。
そのため、SmartMeetingの「日程調整」を使えば以下の通り、日程調整業務を効率化できます。
 
効率化できる業務
  • 社内複数人が参加する場合、共通する空き予定を自動で抽出される。
  • 議事録が自動で生成される。
  • 日程確定時に、調整相手へ自動で確定内容が通知される。
  • トークルームのURLが自動で発行される。
 
なお、空き状況(日程候補)は連携されているカレンダーの情報をもとに、以下のルールで表示をしています。
 
  • カレンダー上に予定がある:日程候補に表示されない。
  • カレンダー上に予定がない:日程候補に表示される対象になる。
    ※予定を入れたくない日時は、「ブロック」など何かしらの予定を登録しておいてください。
     

    日程調整の流れ

    日程調整のURLを送信する側と、される側(相手)の流れを簡単にまとめました。
    JavaScript
    • A : 日程調整のURLを作成する(メンバーや時間など条件を指定)
    • A : 作ったURLをBに送信する
    • B : URLにアクセスし、Aの空き枠を見る
    • B : 表示されている日程を選択する
    • A,B:双方のカレンダーに登録される
     
     

    利用方法(動画)


    1. 日程調整機能の設定から〜URL送信 (URLを送る側の操作)

    ※倍速でご視聴ください。
     

    2. URLにアクセスして日程を確定する(受け取った相手の操作)

    ※倍速でご視聴ください。
     

    利用方法


    1. 左メニュー赤枠内の「日程調整」をクリックします。

     

    2. 個人設定をします。

    • 以下の項目をそれぞれ設定します。
      • 前後の日程調整不可の時間
        • 予定と予定の時間をどれくらい確保するかを設定します。
        • 例1)0分 ※会議時間は60分
          • 予定の前後0分をあけて、日程調整することができます。
          • 13時〜14時まで予定がある場合、日程調整画面には「12時〜13時」「14時〜15時」の時間帯が表示されます。
        • 例2)30分 ※会議時間は60分
          • 予定の前後30分をあけて、日程調整することができます。
          • 13時〜14時まで予定がある場合、日程調整画面には「11時30分〜12時30分」「14時30分〜15時30分」の時間帯が表示されます。
      • 日程調整可能な時間帯
        • 送付された日程調整画面に表示される、対象の時間です。
        • ここで指定した時間外の予定は、たとえ予定がない状態でも表示がされません。
      • 休憩時間
        • 指定されている時間は、日程候補時間として表示がされません。
        • 休憩時間の必要がない場合は、深夜帯の時間などを設定ください。
      • 土日も日程調整可能
        • 土日も日程候補として表示がされます。
        • 土日が休日の場合は、チェックを必ず外しておいてください。
     

    3. 日程調整URLを作成します。

    • ここで作成するものは会議単位ではなく、「個人またはグループごと」の共通URL(マスタのようなもの)を作るイメージです。
    • 都度作成する必要はなく、同じURLを使い回すことができます。
     
    以下の項目をそれぞれ設定します。
    • URL名
      • 日程調整設定画面の一覧に表示される名前(識別用)です。
      • カレンダーなどに登録される「会議名」ではなく、調整相手に表示されるものではないので、ご注意ください。
    • 参加者
      • 個人利用の場合は、ご自身のみ選択してください。
      • 複数人の日程を調整する場合は、対象のユーザー全員を選択してください。
    • 主催者
      • カレンダーに誰を主催者にして登録するか、を選択します。
      • Zoom連携時は、Zoom連携済みのメンバーのみ、選択が可能です。
    • 日程調整できる会議時間
      • 抑える枠の候補で表示する時間です。
      • 30分と設置した場合、送付された調整画面では「10時〜10時30分」のように、30分区切りで表示されます。
    • 選択できる日程の上限
      • 調整時起点で、この先いつまでの日程候補を表示させるか、を設定する画面です。
      • 現時点では、「◯月〇〇日以降、1週間」という設定には対応しておりませんので、ご注意ください。
      • 下記ご案内をおすすめします。
        • 予定の調整不可な時間帯は、カレンダーをブロックする。
        • 日程調整URLを送る時に「◯月◯日以降で調整可能」と一言添える。
    • 打ち合わせ方法
      • 以下が選択でき、確定時にはトークルームのURLが自動発行されます。
        • Google Meet/Microsoft Teams
        • Zoom ※連携は有料アカウントのみ可能
      • 指定しない
        • 「対面」または「Zoom」の場合、こちらを選択ください。
    • 日程調整した相手に議事録URLを伝える
      • 日程確定時に、カレンダーとメールで議事録URLを送るかどうかを選択します。
     

    4. 日程調整URLを送信します

    ※以下は調整相手(URLを送られた側)が操作する画面です。
    • 候補日時が表示されます。
      • 日程を選択してから、右側の時間を選択します。
    • 「会社名」「お名前」「メールアドレス」を入力します。
      • 「会社名」と「お名前」は作成される予定名に反映されます。
      • 入力したメールアドレスに通知が送られます。
    • 作成された予定の通知、カレンダーに予定が作成されています。
      • カレンダーの画面 (画像はGoogleカレンダー)
      • メール (画像はGmail)