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【議題の種類別】ユースケース(共有・議論・決定)

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SmartMeetingの議事録は、「議題ごとに記載をする」という特徴があります。 種類は「共有」「議論」「決定」の3種類で、それぞれどのようなユースケースがあるかをまとめました。
 

前提


議題の種類は”目的”を意識して選択する

「共有」の場合は、共有することが目的、「議論」の場合は議論をすることが目的となります。
例えば、「来年の施策をブレインストーミングし、方向性を決める」という内容の議題であれば、方向性を決めることが目的となるので、「決定」を種類として選択します。
 

共有


ゴール

共有することがゴールになるケースが多いです。
その場合は、議題と同内容にする、または”共有した後に参加者にどういう状態になっていてほしいか”という達成条件を記入します。
 

▽事前情報

会議で共有をする情報を記載します。
各担当からの共有事項、資料、数字データなどです。
 

▽会議メモ

議題の進行中に出てきた質問、意見を全て記載します。
事前情報に記載してある内容を引用し、発言者の名前とともに記載します。
 

決定事項・タスク

決まったこと、タスクを記載します。
「共有」議題の場合は書きづらいケースもございますが、
  • 特筆すべき事項はなし
  • 質問なく終了した
などを記載することで、参加者が振り返ったときや不参加者が閲覧した際の理解が進みます。
空欄の場合「未記入」という表示になり、理解が難しくなります。
 

議論


▽ゴール

議論することがゴールになります。
「〇〇について意見をもらう」や「〇〇についてブレインストーミングをする」など、議論をすることが目的となる議題の場合に選択をします。
 

▽事前情報

議論に必要な情報を記載します。
 

▽会議メモ

事前情報を元に、実際に議論した内容(意見・質問など)を記載します。
「共有」の議題と比べ、会議メモエリアへの記載量は増加します。
 
オススメ運用
  • 議題冒頭に事前情報の読み込み時間を設ける
  • 読み込み時間中に、それぞれの意見や質問を会議メモに記載する
  • その意見を元に議論する
 

決定事項・タスク

議論をした内容をそのままにはできず、必ずネクストアクションが出てきます。
  • 「次回会議で、議論内容を整理し、方向性を決める」
  • 「△△という意見を深ぼりするため、□□を調べてくる」
  • 「次回会議を調整する」
などです。
議論した内容を活かす、次のステップを記載します。
 

決定


▽ゴール

何かを”決定”することがゴールになります。
上記の議論で出てきた例だと「議論内容を整理し、方向性を決める」という内容になります。
「〇〇について承認を得る」など、参加している上席から承認を得たい議題なども”決定”に含まれます。
 

▽事前情報

決定するために必要な情報を記載します。
 

▽会議メモ

決定に向けた意見や質問を記載します。
ここでは常にゴールを意識し、「必ず決める」ことを目標に議論を進めてください。
 

決定事項・タスク

ゴールにしていた内容が決定すれば、それを記載します。
その他は決まった後のネクストアクションやタスクを記載します。
  • 「〇〇することが決定した」
  • 「〇〇することが決定したので、△△に着手する」
  • 「本会議では決まらず、次回持ち越しとなった」
  • 「□□を調べたうえで、再度場を持つことになった」
などです。
 

さいごに


現在SmartMeetingある種類だと適するものがない、というケースもあると思います。その場合はお気軽にご意見をいただければ幸いです。