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公開範囲の設定漏れをキーワードで検知する

「1on1」「経営会議」など、閲覧可能なユーザーを限定したい議事録を作成する際に、公開範囲の設定漏れを検知できるようにしました。
 

概要


「1on1」「経営会議」など、閲覧可能なユーザーを限定したい議事録を作成する際に、公開範囲の設定漏れを検知できるようにしました。
キーワードを設定し、それに該当する会議の議事録を開く+公開範囲が「ワークスペース全体」になっている場合に、アラートを出します。
 
⚠️
注意事項
  • 会議前〜会議終了時間に限り表示されます。 ※終了時間以降には表示されません。
  • 該当する会議に対し、一度しか表示されません。
  • アラートからの公開範囲変更は、開いている議事録のみ反映されます。

設定方法


1. ワークスペース設定でキーワードを設定します。

以下のキーワードはデフォルトで設定されています。※削除、変更可
  • 1on1
  • 経営会議
  • 取締役会
  • 個人面談
  • 評価面談
 

2. 「変更」ら設定をします。

 
 

3. 公開範囲が設定されていない+キーワードに該当する会議を開くと、アラートが表示されます。

 
 

4. 「変更」ボタンを押すと、鍵マークがつき、「参加者限定」に公開範囲が設定されます。必要に応じて、公開範囲の再設定をお願いします。

 

繰り返し開催する会議に、公開範囲を設定する


毎週定期開催する会議全てに公開範囲を設定したい場合は、下記の設定をお願いします。
 
 

1. 「会議の参加者のみ」または「会議の参加者と指定グループのみ」に変更し、保存します。

 

2. 「これ以降すべての予定」または「すべての予定」を選択すると、対象の予定すべてに公開範囲が設定されます。